Công ty của bạn vừa và nhỏ? Bạn đang có nhu
cầu mua một chiếc máy hủy tài liệu cho công ty mình? Bạn không biết nên mua loại
máy hủy tài liệu nào phù hợp với công ty của bạn? Vậy hãy để Quang Minh giúp bạn
giải quyết những rắc rối đó nhé.
Máy hủy tài liệu – công cụ hỗ trợ đắc lực
Việc bảo mật tài liệu, tránh không để những thông tin nhạy cảm như công thức, bí quyết, các giấy tờ thuế, tài chính ngân hàng,… Rơi vào tay những đối thủ cạnh tranh hay kẻ gian là một điều tối quan trọng với việc kinh doanh trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Do vậy, nhu cầu sử dụng máy hủy tài liệu của các tổ chức, doanh nghiệp ngày càng cao.
Máy hủy tài liệu có cấu tạo như một chiếc
thùng để đựng giấy vụn, có các lưỡi dao ở phía trên được sắp xếp với nhau để cắt
vụn giấy tờ, tài liệu hay thậm chí có loại còn cắt được đĩa CD, USB thành dạng
sợi và vụn.
Máy hủy tài liệu trên thị trường hiện nay được chia làm 2 loại: hủy thành vụn và hủy thành sợi. Máy hủy thành sợi cắt tài liệu thành những sợi giấy nhỏ. Còn máy hủy vụn thì đảm bảo yêu cầu về bảo mật cao hơn so với máy hủy sợi bằng việc hủy tài liệu thành những mẩu giấy vụn và không thể lắp ghép lại được.
Xem thêm: Văn phòng nhỏ hẹp nên sử dụng máy hút ẩm nào?
Chọn máy hủy tài liệu phù hợp với từng công ty, doanh nghiệp
Đầu tiên, bạn nên xác định bạn muốn hủy những
loại tài liệu gì? Giấy tờ, đĩa CD, USB? Từ đó, bạn sẽ xác định được chức năng của
dòng máy hủy tài liệu mà mình muốn mua.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên xác định rõ ràng những tài liệu mà bạn cần hủy có quan trọng hay không? Nếu bạn cần hủy các thông tin nhạy cảm như công thức, bí quyết, các giấy tờ thuế, tài liệu về tài khoản ngân hàng, tài liệu về các bí mật quốc gia,… thì bạn nên chọn những dòng máy hủy tài liệu kiểu vụn. Bởi loại máy hủy tài liệu thành vụn này sẽ cắt tài liệu của bạn theo cả chiều ngang và chiều dọc. Do vậy, độ bảo mật sẽ tương đối cao vì khả năng lắp ghép lại các mảnh vụn đó là số 0.
Còn nếu như bạn sử dụng máy hủy tài liệu để
hủy các dữ liệu kém quan trọng hơn thì có thể dùng máy hủy sợi. Với loại máy hủy
sợi này thì người muốn ăn cắp thông tin vẫn có thể thu thập và lắp ghép các sợi
giấy đó lại với nhau.
Tiếp theo bạn cần chú ý đến diện tích văn
phòng của công ty bạn. Công ty của bạn là công ty vừa và nhỏ? Vậy bạn nên sử dụng
những dòng máy hủy tài liệu có kích thước nhỏ, thiết kế gọn gàng để không chiếm
nhiều diện tích.
Ngoài ra, công ty của bạn vừa và nhỏ thì bạn
nên sử dụng những loại máy hủy tài liệu có công suất hoạt động phù hợp với nhu
cầu của bạn. Thường thì một chiếc máy hủy tài liệu có khả năng hủy được 4 tờ giấy
trong 1 lần cắt. Một lời khuyên dành cho bạn đó là bạn nên chọn loại máy có
công suất hoạt động lớn hơn so với nhu cầu hủy tài liệu của bạn. Đơn giản là để
làm tăng tuổi thọ của máy.
Trên đây là những thông tin về máy hủy tài liệu cũng như hướng dẫn lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với những công ty vừa và nhỏ. Với những kiến thức bổ ích đó, mong rằng bạn và công ty bạn có thể lựa chọn được một chiếc máy hủy tài liệu tốt nhất để phục vụ cho nhu cầu hủy tài liệu của công ty bạn một cách hiệu quả nhất.
Xem thêm: Cách chọn lựa máy chấm công vân tay phù hợp cho công ty