Như chúng ta đã biết, máy hủy tài liệu đã và đang trở thành một thiết bị văn phòng không thể thiếu đối với con người. Vai trò của máy hủy tài liệu quan trọng như thế nào thì mỗi chúng ta đều có thể nhận thấy được. Nhưng bên cạnh đó, việc sử dụng máy hủy tài liệu đúng và bền lâu thì không phải ai cũng nắm rõ được.

Chính vì thế, trong bài viết ngày hôm nay, Điện máy Quang Minh sẽ đưa ra cho các bạn một số lưu ý cần thiết khi sử dụng máy hủy tài liệu. Hi vọng sẽ giúp các bạn trang bị cho mình những kiến thức đầy đủ nhất về máy hủy tài liệu để có thể sử dụng đúng và an toàn loại thiết bị này nhé!

Hiện nay, những loại thiết bị máy hủy tài liệu được sử dụng rất nhiều tại các công ty, văn phòng,… Ngoài tính năng giúp cho văn phòng công ty trở nên sạch sẽ hơn, gọn gàng hơn, thiết bị này còn có khả năng bảo vệ các thông tin mật, thông tin quan trọng của công ty, doanh nghiệp không bị rò rỉ ra bên ngoài. Chức năng này là vô cùng quan trọng, bởi nếu như những thông tin đó rơi vào tay đối thủ cạnh tranh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng mà chúng ta không thể lường trước được.

Vậy sử dụng máy hủy tài liệu như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc?

Xem thêm: Top 4 dòng máy hủy tài liệu bán chạy nhất 2017 bạn nên biết

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng máy hủy tài liệu

Đầu tiên, khi bắt đầu sử dụng bất kỳ sản phẩm nào, dù là máy móc, thiết bị, thực phẩm, dược phẩm,… thì việc đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất là việc vô cùng quan trọng. Bạn cũng có thể hỏi trực tiếp nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên hay những người am hiểu về sản phẩm để được cung cấp các chức năng cơ bản cũng như cách sử dụng loại sản phẩm đó.

Đối với thiết bị máy hủy tài liệu cũng vậy, trước khi sử dụng, bạn nên nhờ nhân viên bán hàng tư vấn về tính năng, công dụng, cách sử dụng của từng nút điều khiển. Chất liệu, số lượng giấy tờ mà máy có khả năng hủy cũng như các thông số kỹ thuật có liên quan.

Nếu chỉ trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về máy hủy tài liệu như trên thì có lẽ vẫn chưa đủ đâu các bạn nhé! Để sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách, đạt hiệu quả cao nhất và có độ bền cao nhất thì bạn cũng đừng nên bỏ qua những lưu ý tiếp theo dưới đây:

•  Trước khi khởi động, bạn hãy kiểm tra toàn bộ máy xem có bụi bẩn hay những vật lạ bị mắc vào lưỡi cắt của thiết bị hay không, tiếp đó là kiểm tra thùng rác và đóng kín thùng rác
• Bạn cũng nên kiểm tra và đảm bảo về độ an toàn của dây phích cũng như ổ cắm kết nối với máy. Đảm bảo cho nguồn điện cung cấp cho thiết bị không bị chậm chờn
• Đối với máy hủy tài liệu nói riêng và các thiết bị điện khác nói chung, bạn đặt cách tường từ 10 – 15 cm, đặt máy ở những nơi khô ráo, thoáng mát, bằng phẳng để hạn chế tối đa độ rung của động cơ khi hoạt động. Đặc biệt, không để máy gần những chất dễ gây cháy nổ
• Hầu hết các thiết bị máy hủy tài liệu đều được trang bị nút trả ngược lại. Nút này rất hữu ích dành cho việc trong khi bạn hủy giấy mà bị kẹt giấy hoặc hủy nhầm tài liệu. Bạn chỉ cần nhấn nút này, máy sẽ tự động trả lại bạn bộ tài liệu đó
• Một trong những lưu ý rất quan trọng khi sử dụng máy hủy tài liệu mà bạn cần phải nhớ đó là việc phân loại chất liệu cần hủy. Giấy, kẹp ghim, đĩa CD, DVD,… không thể hủy chung bởi cùng một lưỡi cắt. Việc phân loại chất liệu hủy này nhằm tránh được những máy không có chức năng hủy kẹp ghim, đĩa CD, DVD. Nếu chúng ta vô tình cho những vật dụng đó vào thiết bị máy không có khả năng hủy chất liệu cứng thì sẽ làm hỏng bánh răng và dao cắt, sẽ lại mất một khoản tiền không hề nhỏ đâu bạn nhé!
• Bạn luôn cần phải lưu ý đến thông số kỹ thuật về thời gian hủy liên tục của máy hủy tài liệu để đảm bảo tuổi thọ cho máy, không để máy hoạt động quá công suất
• Đặc biệt, bạn không nên tự ý tháo rời các bộ phận của máy, đặc biệt là các lưỡi cắt vì có thể gây nguy hiểm và hư hỏng
• Bên cạnh đó, bạn cũng cần hạn chế đặt các vật nặng lên thân máy vì sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của máy

Ngoài ra, bạn không nên nghĩ là sau khi sử dụng máy chỉ cần tắt máy là xong nhé! Một thiết bị điện có bền lâu hay không không chỉ phụ thuộc vào việc bạn sử dụng máy đúng cách mà còn phụ thuộc vào việc bạn bảo quản máy đúng cách nữa bạn nhé!

Sau khi sử dụng xong, bạn nên kiểm tra thùng chứa rác hủy, nếu đã đầy thì nên đổ và vệ sinh thùng chứa ngay để không ảnh hưởng đến lần hủy tiếp theo. Bởi hầu hết các máy hủy sẽ ngừng hoạt động và có thông báo trên bảng điều khiển khi thùng chứa rác đầy.

Hơn thế nữa, như các bạn cũng biết, thông thường, máy hủy tài liệu thường được hoạt động theo cơ chế tự động. Máy sẽ tự khởi động khi cho giấy vào khe hủy và tự ngắt khi đã hủy xong tài liệu. Do vậy, sau khi sử dụng xong, bạn nên rút ổ cắm hoặc tắt chế độ tự động của máy đi để đề phòng trường hợp trẻ em hay vật nuôi, những người dùng khác khi tới gần có thể gây nguy hiểm.

Như vậy, chắc chắn rằng các lưu ý trên sẽ hỗ trợ bạn tốt nhất trong quá trình sử dụng máy hủy tài liệu. Nếu bạn đang gặp một sự cố nghiêm trọng về máy hủy tài liệu, bạn nên liên hệ ngay với cơ sở bán hàng gần nhất, uy tín nhất để được hỗ trợ tốt nhất nhé! Xin cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Xem thêm: Cách lựa chọn máy hủy tài liệu giúp cắt giảm thời gian không cần thiết