Hiện nay, tất cả cả các công ty trên thế giới đều đang được vận hành bằng máy móc. Những thiết bị hiện đại giúp họ có thể tiết kiệm thời gian sức lực lại nâng cao năng suất công việc. Bước vào các công ty, bạn không khó để bắt gặp các loại máy thông dụng cần có như máy tính, máy photocopy, máy in, máy fax,... và cả máy scan nữa. Tuy xuất hiện khá sau nhưng bậy giờ máy Scan cũng đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với mỗi văn phòng. Vậy chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu về máy Scan nhé!

Máy Scan là gì?

Máy Scan hay máy mà tiếng việt chúng ta thường gọi là máy quét cũng có tác dụng tương tự như máy photocopy vậy.  Gồm có ba bộ phận chính: Thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử - Nó được biết đến như một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh từ văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí và các nguồn tài liệu tương tự để hiển thị trên máy tính. Chỉ cần đưa phần tài liệu mà mình muốn vào máy scan, nó có thể bắt đầu tiến hành quét qua trang văn bản đó và chuyển ánh sáng phản xạ thành hình ảnh điện tử. Nhờ vậy mà bạn có thể dễ dàng kiểm tra và chỉnh sửa trên máy tính. Tài liệu được đưa vào máy scan, tiếp nhận phải là dạng phẳng (tờ) có thể là đen trắng hoặc màu sắc thì máy mới có thể tiếp nhận.

Có 4 loại máy Scan tài liệu thông dụng hiện nay

Máy scan Flatbed: Đây là loại máy Scan có chất lượng cao nhất, tài liệu hay ảnh quét ra sẽ không lo có lỗi hay mờ ảnh nữa. Bên cạnh đó nó còn được trang bị tích hợp thêm chức năng quét các ảnh đã chụp được từ phim sang ảnh số.

Máy Scan mobile: Được thiết kế nhỏ gọn, thuận tiện hơn cho người sử dụng. Nhưng nó có một nhược điểm là không thể scan được nhiều tờ một lúc mà chỉ scan được từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động nên khá là mất thời gian cho người dùng.

Máy Scan ADF: Được thiết kế nhỏ gọn khá giống với máy Scan mobile nhưng tân tiến hơn ở chỗ nó có hệ thống nạp giấy tự động rất tiện cho người dùng sử dụng.

Scan book: nghe cái tên thôi bạn cũng đã đoán được phần nào rồi phải không nào. Đây là loại máy chuyên dụng để sử dụng scan sách. Khi gặp phải tình huống phải Scan một cuốn sách, do gáy sách mà phần scan thường bị hạn chế. Máy scan book ra đời đã giúp bạn làm điều đó, nó có thể scan rõ nét đến tận 2mm từ gáy sách.

Nhưng không phải ai cũng biết sử dụng máy Scan, nhất là những  nhân viên văn phòng mới vào làm việc chắc sẽ có chút bỡ ngỡ với loại máy này. Nhưng qua bài viết này bạn có thể Scan tài liệu ra một cách dễ dàng rồi:

Cách sử dụng máy Scan đúng cách

Đầu tiên vẫn là kết nối máy scan với máy tính: Bạn hãy cắm nguồn điện cho máy Scan và đừng mở máy nhé! Sau đó bắt đầu cho đĩa CD/DVD-ROM chứa chương trình vào ổ đĩa. Chương trình sẽ tự động chạy. Bạn có thể nhấn Custom để lựa chọn chỉ cài đặt những gì cần thiết hoặc nhấn Install để cài đặt tất cả. Cuối cùng chỉ cần nhấn nút On để mở mấy lên là bạn đã thành công kết nối nó vớ máy tính rồi đó.

Bắt đầu Scan văn bản: Vào Start chọn All Programs rồi nhấn Accessories, và nháy chuột vào Scanner and Camera Wizard để mở hộp thoại. Sau đó nhấn Next, khi thấy cửa sổ Choose Scanning Preferences kích tùy chọn Picture type để chọn phù hợp nhất với giấy quét của bạn xuất hiện, hãy bấm vào Next. Sẽ thấy cửa sổ Picture Name and Destination xuất hiện, nhập tên ảnh của bạn, chọn định dạng file JPG, sau đó chọn thư mục mà bạn muốn ảnh sau khi được quét sẽ được lưu ở đó. Rồi nhấn Next. Tiếp tục xuất hiện cửa sổ Other options, chọn Nothing. I’m finished working with these pictures. Chọn Next rồi nhấn Finish, vậy là bạn đã Scan xong tài liệu rồi đó! Chúc các bạn thành công!